Team 4 Ukraine je dobrovolnická humanitární organizace, jejíž současná činnost dalece přerostla původní představy. Pod heslem „Vozíme pomoc a naději tam, kde je potřeba” dnes dopravuje do celé Ukrajiny včetně válečných zón sanitní vozy, nemocniční vybavení, zdravotnický materiál, léky, elektrocentrály a další kriticky potřebné vybavení. A to s sebou nese vysoké nároky na řízení. Vždyť každá z jednotlivých cest znamená samostatný projekt. Ten představuje stovky dílčích úkolů, které plní desítky lidí. Přitom na splnění těchto kroků je celá operace naprosto závislá a vše musí jet „jako na drátkách.” Jednotliví dobrovolníci v různých koutech republiky musí vědět, na kterém z projektů pracují, znát své přidělené úkoly i jejich termíny. Stejně tak dobrovolník řídící konkrétní operaci musí mít dokonalý přehled, jaké části jsou splněny, kde je třeba někomu pomoci a které úkoly takzvaně „tečou” a je nutné doopravdy zabrat, aby nebyl celý projekt na své realizaci ohrožen.
Postupem času naše humanitární akce přerostly naše původní vize, nároky na jejich řízení se zvyšovaly a nešlo je již zvládat „nadivoko“ jen pomocí telefonů a mailů. Bylo jasné, že i dobrovolníci musí své projekty řídit jako profesionálové.
A tak došlo na vážnou poradu. Ti z nás, kteří mají ze svých občanských zaměstnání zkušenosti s řízením projektů, zmínili Freelo hned mezi prvními. Otázek od ostatních nebylo málo: „Má Freelo aplikaci na mobilní telefony?” „Je v češtině?” „Má každý uživatel svůj Dashboard?” „Je Freelo přehledné pro vedoucí projektů?” „Generuje Freelo reporty?” „Má přehledný kalendář?” Když ale odpověď na všechny praktické dotazy zněla „ano“, bylo v podstatě rozhodnuto. Pouze na jednu otázku našeho týmového skeptika „A jaké má Freelo reference,” bylo odpovědí více. „Člověk v tísni, DVTV, CZC.CZ, město Ostrava, Frutisimo, BUSHMAN, REMAX,…” namátkou jsme citovali reference z webu společnosti.
Další kroky na webových stránkách Freelo vedly logicky k ceníku. Jelikož jsme závislí čistě na darech našich podporovatelů (případně na financích, které sami věnujeme, o tom by mohly naše rodiny vyprávět…) a na režijní výdaje chceme spotřebovávat co nejméně prostředků, aby skutečně maximum bylo využito ve prospěch potřebných, cena pro nás byla snad ještě důležitější než pro kteroukoli racionálně řízenou firmu. Protože počet dobrovolníků zapojených do projektů čítá desítky, byla cenová politika Freelo milým překvapením. Ale to by nebyl náš tým, aby to nezkusil ještě jinak. Reakce na dotaz byla od Freelo rychlá a jasná. Ano, vyjdou Team4Ukraine vstříc a naši činnost podpoří.
A jaké jsou naše zkušenosti z prvních měsíců používání Freelo? Systém poskytuje všechny funkce, které pro řízení operací potřebujeme. Šablony projektů nejsou k vzteku, ale skutečně při jejich vytváření pomáhají. Kontrola je jasná, přehledná. Mobilní aplikace, která je hlavně v permanenci našich dobrovolníků, je stabilní, dobře uspořádaná, funkční. Pro uživatele intuitivně srozumitelný je ostatně celý systém, nesetkáváme se s dotazy, jak se co ve Freelu dělá.
Můžeme tedy Freelo pro řízení projektů doporučit? Za nás jednoznačně ano. Jedná se o užitečného pomocníka, který nás projekty provází a hlídá, aby dopadly úspěšně. Na chyby, zaváhaní, nedostatky totiž není v oblastech, do nichž vozíme pomoc a naději, prostor.
Powered by Froala Editor
